패션 브랜드 거래처별 납품 조건을 시스템에 등록하기 전에 정할 것

패션 브랜드가 거래처를 여럿 두면 납품 조건이 거래처마다 다르다. 납기 기준, 검수 방식, 포장 규격, 택 부착 위치, 반품 처리 방법이 거래처별로 제각각인 경우가 많다. 이 조건들을 시스템에 등록하기 전에 정리하지 않으면, 등록 후에도 담당자가 구두로 확인하거나 별도 메모를 참조하는 상황이 반복된다.

먼저 확인할 것: 조건이 실제로 문서화되어 있는가

거래처 조건이 계약서나 발주서에 명시된 경우와 관행으로만 운영되는 경우를 구분해야 한다. 시스템 등록 전에 다음 세 가지를 확인한다.

• 계약서 또는 거래 약정서에 납품 조건이 기재되어 있는가
• 기재된 조건과 실제 운영 방식이 일치하는가
• 거래처가 조건을 변경했을 때 내부에 공유되는 절차가 있는가

계약서에는 없지만 실무에서 통용되는 조건이 있다면, 그 조건을 시스템에 넣기 전에 거래처와 서면으로 확인하는 것이 낫다. 시스템 등록이 조건을 확정하는 수단이 되어서는 안 된다.

조건 항목을 유형별로 나누어 정리한다

납품 조건은 크게 네 가지 유형으로 나뉜다.

납기와 수량 조건 납기일 기준(발주일 기준인지 입고 예정일 기준인지), 분납 허용 여부, 최소 납품 수량, 초과 납품 허용 범위를 확인한다. 거래처에 따라 발주 수량의 ±3% 이내만 허용하거나, 분납 자체를 금지하는 경우가 있다.

검수 기준 불량 판정 기준, 검수 장소(거래처 창고인지 브랜드 물류센터인지), 검수 결과 통보 기한을 정리한다. 검수 기준이 문서로 없으면 담당자가 바뀔 때마다 판단이 달라진다.

포장과 라벨 규격 박스 규격, 폴리백 유무, 택 종류와 부착 위치, 바코드 형식을 확인한다. 대형 유통사는 자체 포장 규격을 PDF로 제공하는 경우가 많다. 그 문서를 받아 두고 시스템 등록 항목과 대조한다.

반품과 정산 조건 반품 사유 범위(불량만 허용인지 판매 부진도 포함인지), 반품 운임 부담 주체, 정산 주기와 공제 항목을 확인한다. 정산 조건은 재무팀과 함께 검토해야 등록 후 혼선이 줄어든다.

거래처가 많을 때 우선순위를 정하는 방법

거래처가 수십 곳이면 전수 정리가 부담스럽다. 이때는 거래 빈도와 납품 금액을 기준으로 상위 거래처부터 정리한다. 가정한 예시로 설명하면, 연간 납품 건수 기준 상위 20%의 거래처가 전체 납품 건수의 70% 이상을 차지한다면 그 거래처의 조건만 먼저 정리해도 운영 오류의 상당 부분을 줄일 수 있다. 실제 비율은 자사 데이터로 확인해야 한다.

조건이 단순하고 거래 빈도가 낮은 거래처는 공통 기본값을 적용하고 예외 항목만 별도로 등록하는 방식도 있다. 시스템이 거래처별 예외 항목을 기본값 위에 덮어쓰는 구조를 지원하는지 먼저 확인한다.

시스템 등록 전에 내부 합의가 필요한 항목

조건 정리는 영업, 물류, 재무 담당자가 각자 다르게 이해하고 있는 경우가 있다. 등록 전에 다음 항목은 부서 간 합의를 거친다.

• 납기 지연 시 패널티 적용 여부와 기준
• 거래처 요청으로 조건이 변경될 때 시스템을 누가 수정하는가
• 조건 변경 이력을 어디에 남기는가

이 합의 없이 등록하면 시스템 데이터와 실제 운영이 어긋나는 시점이 반드시 생긴다.

등록 후 점검 시점을 미리 정한다

납품 조건은 시즌마다 바뀌거나 거래처 정책 변경으로 수시로 달라진다. 등록 시점에 조건이 맞았더라도 6개월 또는 1년 단위로 거래처 조건과 시스템 데이터를 대조하는 절차를 만들어 두지 않으면 오래된 조건이 그대로 남는다.

점검 주기를 정할 때는 거래처와 계약 갱신 시점을 기준으로 삼는 것이 현실적이다. 계약 갱신 때 조건을 재확인하고 시스템을 함께 업데이트하는 흐름을 만들면 별도 점검 일정을 관리하는 부담이 줄어든다.

시스템 구축이나 기존 시스템 설정 변경을 검토 중이라면, 상담 전에 현재 거래처 목록과 거래처별 조건 차이가 정리된 자료를 준비해 두면 논의가 구체적으로 진행된다. 문의는 /inquiry에서 할 수 있다.