재고 수량이 맞지 않을 때 원인을 찾는 순서
재고 수량이 맞지 않을 때 원인을 찾는 순서
재고 수량이 시스템과 실물 사이에서 어긋나는 상황은 대부분 한 가지 원인으로 설명되지 않는다. 입력 오류, 프로세스 누락, 시스템 설정 문제가 동시에 얽혀 있는 경우가 많아서, 원인을 특정하지 않고 실사나 전산 수정부터 시작하면 같은 문제가 반복된다.
진단은 데이터가 만들어지는 순서를 거슬러 올라가는 방식으로 접근하는 것이 효율적이다.
1단계: 불일치 범위를 먼저 좁힌다
전체 SKU를 한꺼번에 들여다보면 원인 파악이 어렵다. 먼저 다음 기준으로 범위를 나눈다.
- 특정 창고나 매장에서만 발생하는가, 아니면 전 거점에서 발생하는가
- 특정 품목군(예: 특정 시즌, 특정 공급처)에 집중되는가
- 불일치가 플러스(시스템보다 실물이 많음)인가, 마이너스인가
- 언제부터 차이가 생겼는가 — 특정 작업이나 이벤트 이후인지 확인한다
플러스 불일치와 마이너스 불일치는 원인이 다른 경우가 많다. 마이너스는 출고 누락 기록, 도난, 반품 미처리 쪽을 먼저 보고, 플러스는 입고 이중 등록이나 반품 재입고 오류 쪽을 먼저 본다.
2단계: 트랜잭션 이력을 역순으로 확인한다
시스템에 기록된 입출고 이력을 가장 최근 시점부터 역순으로 훑는다. 확인할 항목은 다음과 같다.
- 마지막 실사 기준 수량과 이후 트랜잭션의 합산이 현재 시스템 수량과 일치하는가
- 취소된 전표가 재고에 반영됐는가 — 취소 처리가 원래 전표와 반대 방향으로 기록됐는지 확인한다
- 이전 기간 전표가 현재 기간에 소급 반영된 경우가 있는가
- 조정 전표(재고 조정, 폐기, 샘플 출고 등)가 승인 없이 입력됐거나 분류가 잘못된 경우가 있는가
ERP나 WMS에서 트랜잭션 로그를 품목별, 거점별로 내려받을 수 있다면 스프레드시트에서 누적 합산을 직접 검증하는 것이 빠르다. 시스템이 제공하는 재고 이동 보고서만으로는 집계 오류가 숨어 있을 수 있다.
3단계: 물리적 프로세스와 시스템 기록 시점을 대조한다
시스템 기록이 실제 물리적 이동보다 늦거나 빠르게 처리되면 특정 시점의 수량이 맞지 않는다. 확인할 지점은 다음과 같다.
입고 시점: 거래처 납품 확인서와 입고 검수 전표의 날짜가 다른가. 검수 전 수량과 검수 후 수량이 다르게 기록된 경우가 있는가.
출고 시점: 피킹 완료와 출고 전표 생성 사이에 시차가 있는가. 배송 완료 후 반품이 발생했을 때 반품 입고 전표가 별도로 생성됐는가.
이동 재고: 거점 간 이동 중인 재고가 출발지에서는 출고 처리됐지만 도착지에서는 아직 입고 처리되지 않은 상태로 집계에 잡히는가. 이 구간의 재고를 시스템이 별도 계정으로 관리하는지 확인한다.
4단계: 시스템 설정과 연동 오류를 점검한다
트랜잭션 이력이 정상으로 보이는데도 수량이 맞지 않는다면 시스템 설정이나 연동 문제를 본다.
- ERP와 WMS, 또는 ERP와 판매 채널 사이에 재고 수량을 동기화하는 연동이 있다면 마지막 동기화 시각과 오류 로그를 확인한다. 연동 실패가 누적되면 양쪽 수량이 조용히 벌어진다.
- 동일 품목이 시스템에서 다른 코드로 중복 등록된 경우가 있는가. 특히 시즌 전환이나 공급처 변경 시점에 품목 코드를 새로 만들면서 기존 재고가 구 코드에 남아 있는 경우가 있다.
- 창고 로케이션 설정이 바뀌었는데 기존 재고의 로케이션이 갱신되지 않은 경우도 수량 집계에 영향을 준다.
- 단위 설정 오류도 드물지 않다. 박스 단위로 입고됐는데 낱개 단위로 기록되거나, 반대의 경우가 발생하면 수량 차이가 배수로 나타난다.
5단계: 원인 유형에 따라 대응을 나눈다
원인이 특정되면 대응 방식이 달라진다.
| 원인 유형 | 즉각 조치 | 재발 방지 |
|---|---|---|
| 입력 오류(담당자 실수) | 전표 수정 또는 조정 전표 생성 | 입력 시점 이중 확인 절차 추가 |
| 프로세스 누락(반품 미처리 등) | 누락 전표 소급 생성 | 체크리스트 또는 시스템 강제 단계 설정 |
| 연동 오류 | 연동 재실행 또는 수동 동기화 | 오류 알림 설정, 연동 로그 주기적 점검 |
| 시스템 설정 오류 | 설정 수정 후 영향 범위 재계산 | 설정 변경 이력 관리 |
| 실물 손실(도난, 파손 등) | 폐기 또는 손실 전표 생성 | 보안, 검수 프로세스 점검 |
원인이 복합적이면 유형별로 분리해서 각각 처리한다. 한 번의 일괄 재고 조정으로 수량을 맞추면 원인이 기록에 남지 않아 다음 불일치 때 같은 진단을 반복하게 된다.
진단 전에 준비할 자료
위 순서를 실제로 따라가려면 다음 자료가 필요하다.
- 마지막 실사 일자와 그 시점의 품목별 확정 수량
- 실사 이후 현재까지의 입출고, 이동, 조정 전표 전체 목록 (품목, 수량, 일시, 담당자 포함)
- ERP 또는 WMS의 연동 오류 로그
- 거점별 재고 집계 기준 (이동 중 재고 포함 여부 등 시스템 설정 문서)
이 자료가 없거나 추출 방법을 모른다면 시스템 담당자 또는 공급사에 먼저 요청한다. 자료 없이 진단을 시작하면 추측에 의존하게 된다.
진단 결과 시스템 설정 변경이나 연동 개발이 필요하다고 판단되면, 변경 범위와 영향을 받는 전표 유형을 정리한 뒤 개발 또는 도입 검토를 시작하는 것이 순서다. 수량 불일치 자체가 ERP 교체의 근거가 되지는 않는다. 프로세스 정비나 설정 조정으로 해결되는 경우가 적지 않다.