패션 브랜드 정기 재고 실사 주기와 방식을 정하는 기준
재고 실사는 장부 수량과 실물 수량의 차이를 확인하는 작업이다. 주기와 방식을 어떻게 정하느냐에 따라 투입 인력과 업무 중단 범위가 달라진다. 정답이 하나인 결정은 아니지만, 판단 기준을 미리 정해두지 않으면 실사 결과를 어디에 반영할지 모호해진다.
실사 주기를 결정하는 요인
실사 주기는 크게 세 가지 요인으로 결정된다.
재고 회전 속도와 품목 수. 시즌 상품처럼 단기간에 입출고가 집중되는 품목은 시즌 전후로 실사를 맞추는 것이 자연스럽다. 상시 판매 품목이나 기본 소재처럼 연중 움직이는 품목은 분기 또는 월 단위 주기가 적합할 수 있다. 품목 수가 많을수록 전수 실사 주기를 늘리고, 그 사이를 순환 실사로 채우는 방식을 검토할 필요가 있다.
장부 오차 발생 빈도. 반품 처리, 이동 지시 누락, 샘플 출고 미기록처럼 장부 오차를 만드는 업무가 얼마나 자주 발생하는지 확인한다. 오차 원인이 특정 업무에 집중돼 있다면 전체 실사 주기를 줄이는 것보다 해당 업무의 기록 절차를 먼저 정비하는 편이 효과적이다.
시스템 연동 수준. WMS나 ERP에서 입출고 트랜잭션이 실시간으로 기록된다면 장부 신뢰도가 높아 실사 주기를 길게 가져갈 수 있다. 반면 수기 기록이나 일괄 업로드 방식이 섞여 있으면 장부와 실물 사이의 시차가 생기므로 실사 주기를 짧게 유지하거나 특정 구간을 집중 점검하는 방식이 필요하다.
전수 실사와 순환 실사
전수 실사는 특정 시점에 전체 재고를 한꺼번에 확인한다. 결과가 명확하고 장부를 일괄 조정하기 쉽지만, 실사 기간 동안 입출고를 멈추거나 제한해야 한다. 시즌 전환기나 결산 시점에 맞추는 경우가 많다.
순환 실사는 품목이나 위치를 구역별로 나눠 순서대로 점검한다. 업무를 완전히 멈추지 않아도 되고, 오차를 빠르게 발견할 수 있다. 다만 한 사이클이 끝나는 시점까지 전체 재고를 한 번에 확인한 것이 아니므로, 결산 목적으로는 별도 전수 실사가 필요할 수 있다.
두 방식을 혼용하는 경우도 많다. 가정한 예시로 설명하면, 전체 SKU를 A, B, C 세 등급으로 나눠 A등급(고가 또는 고회전 품목)은 월 1회 순환 실사, B등급은 분기 1회, C등급은 시즌 전후 전수 실사로 구성할 수 있다. 이 경우 등급 분류 기준과 등급별 실사 담당자, 결과 반영 절차를 문서로 정해두어야 실사 결과를 장부에 일관되게 반영할 수 있다.
실사 방식을 정할 때 확인할 사항
실사 방식을 정하기 전에 다음을 확인한다.
- 실사 중 입출고 처리를 어떻게 할 것인가. 실사 시작 시점의 장부 수량을 기준으로 삼을지, 실사 완료 후 트랜잭션을 소급 반영할지 결정해야 한다.
- 바코드나 RFID 스캔을 사용할 수 있는지. 수기 집계와 스캔 집계는 오류율과 소요 시간이 다르다. 현재 시스템이 스캔 데이터를 받아 장부와 대조하는 기능을 지원하는지 먼저 확인한다.
- 실사 결과 차이를 어떤 기준으로 조정할 것인가. 허용 오차 범위를 정하고, 범위를 초과하는 차이는 원인을 조사한 뒤 조정할지, 일정 기준 이하는 자동 조정할지 규칙을 미리 정해둔다.
- 샘플, 전시 상품, 불량 보류 재고처럼 정상 판매 재고와 구분해야 하는 품목이 있는지. 이 품목들이 장부에서 별도 위치나 상태로 관리되고 있는지 확인한다.
실사 결과를 어디에 반영할 것인가
실사 주기와 방식을 정하는 것만큼 중요한 것은 결과 반영 절차다. 실사 후 차이를 확인했을 때 누가 승인하고, 어떤 계정이나 항목으로 조정하며, 조정 이력을 어디에 남길지 정해두지 않으면 실사를 반복해도 장부 정확도가 개선되지 않는다.
시스템에서 재고 조정 기능이 어떻게 구현돼 있는지도 확인이 필요하다. 일부 시스템은 조정 사유 코드를 입력해야 하거나, 특정 권한을 가진 사용자만 조정할 수 있도록 제한하고 있다. 실사 계획을 세우기 전에 현재 시스템의 조정 기능과 권한 구조를 파악해두면 실사 후 처리 절차를 설계하기 쉽다.
실사 주기와 방식은 한 번 정한 뒤 고정하는 것이 아니라, 오차 발생 패턴과 업무 변화에 따라 조정해야 한다. 첫 실사 결과에서 오차가 집중되는 품목군이나 위치가 드러나면 그 구간의 주기를 먼저 조정하는 것이 현실적이다.