도매 정산 자동화는 금액이 달라지는 이유부터

출고 수량에 단가를 곱한 금액과 실제 청구액이 항상 같지는 않습니다. 반품, 거래처별 할인, 배송비, 이전 기간의 조정액이 들어가기 때문입니다. 정산 화면을 만들기 전에 지금 담당자가 어떤 자료를 보고 금액을 고치는지 확인해야 합니다.

금액마다 근거를 남깁니다

정산 항목을 출고, 반품, 할인, 추가 비용, 조정으로 나누고 각 항목의 원본 자료를 정합니다. 거래처와 기간별 총액만 보관하면 차이가 났을 때 원인을 다시 찾아야 합니다.

가정한 예시로 월말 출고분의 반품이 다음 달에 확정됐다고 해 봅시다. 이전 정산을 다시 열지, 다음 달에 차감할지는 회사의 마감 규칙에 달려 있습니다. 시스템이 임의로 정하지 않도록 반영 기준과 승인자를 문서로 남깁니다.

자동 계산과 마감 승인을 구분합니다

계산할 수 있는 금액과 확인이 필요한 차이를 나눠 보여 줍니다. 담당자가 금액을 직접 바꿀 수 있다면 변경 사유와 승인 내역도 필요합니다. 확정 후 재계산이 가능한 범위 역시 정해야 합니다.

검수에는 정상 출고만 넣지 않습니다. 부분 반품, 단가 변경, 중복 데이터, 마감 이후 수정이 포함된 기간을 골라 기존 정산표와 비교합니다. 결과가 다를 때는 어느 쪽이 맞는지 근거를 확인하고 규칙을 고칩니다.

개발 상담에는 정산표 양식만 보내기보다 금액 차이가 났던 항목과 그 차이를 해결한 과정을 함께 정리하세요. 회계, 세무 처리는 회사 담당자가 확인한 기준을 개발 범위에 반영합니다.