새 시스템을 현장에서 쓰지 않을 때 확인할 것

시스템을 열어 줬는데 담당자가 다시 엑셀을 쓴다면 그 파일로 어떤 일을 하는지 먼저 봐야 합니다. 화면에서 할 수 없는 예외 처리가 있거나 같은 내용을 다른 곳에 또 입력해야 할 수 있습니다. 사용하지 않는 이유를 의지 부족으로 단정하면 문제를 찾기 어렵습니다.

실제 업무 한 건을 처음부터 따라갑니다

사용자에게 불편 목록만 받기보다 주문이나 반품 한 건을 처리하는 과정을 함께 확인합니다. 시스템을 벗어나 메신저나 파일로 넘어가는 지점에서 무엇을 확인하고 누가 결정하는지 적습니다.

가정한 예시로 담당자가 출고 수량을 입력한 뒤 별도 보고서를 다시 만든다고 해 봅시다. 새 시스템에 보고에 필요한 기준이 없거나 보고를 받는 부서가 기존 양식을 요구할 수 있습니다. 입력 화면을 고칠지 보고 방식을 바꿀지 관련 부서가 함께 결정해야 합니다.

사용자와 운영 책임자를 정합니다

어떤 업무부터 새 시스템을 기준으로 처리할지 합의하고 예외를 문의할 창구를 둡니다. 데이터가 틀렸을 때 수정할 사람, 권한을 요청할 사람, 오류를 접수할 경로가 분명해야 합니다.

교육은 실제 업무와 예외 사례로 진행합니다. 설명을 들었는지만 확인하지 말고 사용자가 직접 처리할 수 있는지 봅니다. 출시 직후의 요청을 모아 업무를 막는 문제부터 해결합니다.

사용률을 보더라도 로그인 횟수만으로 정착을 판단하기는 어렵습니다. 대상 업무가 어디까지 시스템 안에서 끝나는지, 다시 파일로 옮기는 일이 남았는지 확인해 보세요.