반품 업무를 전산화할 때 놓치기 쉬운 상태들

반품을 접수했다고 곧바로 판매 가능한 재고가 늘어나는 것은 아닙니다. 상품이 도착했는지, 주문한 상품이 맞는지, 다시 판매할 수 있는지 확인하는 과정이 남아 있습니다.

접수, 입고, 검수, 정산을 분리합니다

반품 번호와 원주문을 연결하고 접수 수량, 실제 도착 수량, 검수 결과를 각각 남깁니다. 환불이나 거래처 정산을 언제 처리할지는 판매 채널과 회사의 업무 기준에 맞춰 정합니다.

가정한 예시로 반품 신청에는 두 장이 적혀 있는데 창고에는 한 장만 도착했다고 해 봅시다. 신청 수량을 그대로 재고에 더하면 수량이 맞지 않습니다. 차이를 확인할 담당자와 보류 상태가 필요합니다.

검수 이후의 재고 위치도 정합니다

정상 판매, 재포장, 수선, 폐기 대기처럼 처리 결과에 따라 보관 위치가 달라질 수 있습니다. 어떤 상태를 판매 가능 수량에 포함할지 창고와 판매 담당자가 같은 기준을 사용해야 합니다.

검수에는 다른 상품 도착, 부분 반품, 접수 없이 입고, 중복 접수, 검수 결과 수정도 포함합니다. 채널과 창고 시스템 사이의 반영이 실패했을 때 다시 처리할 경로가 있는지 확인합니다.

처음부터 모든 예외를 자동으로 판정할 필요는 없습니다. 자주 생기는 반품은 규칙대로 처리하고 판단이 필요한 건은 담당자가 근거를 보고 결정하도록 남길 수 있습니다. 현재 반품 목록에서 보류 사유를 모아 보면 첫 개발 범위를 정하는 데 도움이 됩니다.